Året var 1993 och platsen var Täby när den första Byggmaxbutiken stod klar. Året är nu 2021 och Byggmax står med över 170 butiker i Sverige, Norge och Finland. Detta gör Byggmax till en av Nordens ledande detaljhandelskedjor inom bygg och gör-det-själv-produkter. Affärsidén är enkel. De säljer byggvaror och tillhörande produkter för hemmafixare till lägsta pris. Att handla på Byggmax ska vara snabbt, billigt, enkelt och schysst. Deras koncept är också enkelt, du som kund gör en del av jobbet och Byggmax lovar låga priser.
Annika Rodensjö är Redovisningschef för Byggmax AB, och har varit det sen september 2020. Hon berättar nu hur ekonomiavdelningen på Byggmax har förbättrat sitt arbete med hjälp av Pricka.
Tidigare har vi gjort våra avstämningar i Excel mallar. Vi har genom åren utvecklat dessa mallar, från att de har varit ett stort långt ark, till enskilda avstämningar. Men det är alltid utmaningar med Excel. Folk ändrar i mallarna och de ändrar formatet, då kan ibland någon formel halka efter och göra det svårt. Vid avstämningen måste man sen bläddra bland dessa Excel-mallar på datorn, eller som det var tidigare att man skrev ut dem. Så jag såg fördelar med att ha detta i ett system i stället.
Jag har erfarenhet av att tidigare arbetat i Pricka på det bolaget jag arbetade på innan Byggmax. Tack vare dels enkelheten i systemet, men också Lars Henrik, ville jag ta in det här systemet till Byggmax. Jag tycker han är enkel att arbeta med och förstår våra behov, vilket gjorde att det kändes det tryggt att välja just er, ni är snabba till förändringar och förbättringar.
”Pricka har stärkt vår interna kontroll”
Annika Rodensjö
Mitt mål var att Pricka skulle ge oss enklare och mer effektiva bokslut! Jag ville att vi skulle kunna använda oss av ett system där det är enkelt att granska och ha koll på våra balanskonton. Pricka ger oss bättre kontroll med dess enkelhet att granska avstämningarna, men även internkontroll med hjälp av dess ”4-ögon princip”. Den aktiverar vi på de konton vi vet kan påverka resultatet kraftigt om vi inte har koll på dom men aktiverar den även kvartalsvis på samtliga konton.
Vi behövde även ett sätt att stämma av vårt webborderflöde i vår bokföring mot vad vi får inbetalt. Här kunde inte vi stämma av på detalj/ordernummer-nivå utan bara på en dagsnivå. Såg vi att det fanns differenser på dagsnivå, så behövde vi i det läget dra ut transaktionslistor i excel från både ekonomisystemet och på inbetalda belopp för att jämföra och se vilken post som utgjorde differensen
Med hjälp av Pricka och modulen ”Konto” kan vi nu läsa in en fil på ordernummernivå från affärssystemet, och sen en annan fil på det vi fått inbetalt, också på ordernummernivå. På så sätt kan vi på ett enkelt sätt låta systemet stämma av direkt i Pricka Konto och visa de poster som inte har träff.
Detta har hjälpt oss väldigt mycket. På bara någon sekund, kan vi se vilka poster som vi måste reda ut. Under högsäsong har vi runt 30 000 poster, som då ska ha träff på motsvarande inbetalning vilket resulterar i mycket utredningsarbete om det inte stämmer. Pricka har hjälpt oss att effektivisera det här flödet och spar oss mycket tid. Här var Pricka även väldigt förmånligt prismässigt, då de inte tar betalt per rad utan per licens.
”För vår ekonomiavdelning har Pricka inneburit att vi har lugnare bokslut, de är intensiva, men med ett lugn som känns väldigt tryggt för alla medarbetare”
Annika berättar att ekonomiavdelningen på Byggmax är väldigt nöjda med Pricka som system. Hon är även nöjd med den servicen och den respons de får om de upplever några konstigheter. Jag skulle varmt rekommendera fler att digitalisera sina månadsbokslut, avslutar Annika.
