Redan 1967 togs det första steget mot vad vi idag ser som Bilia, företaget som erbjuder bilförsäljning, service och tilläggstjänster till sina kunder. Bilia AB har sin verksamhet i Sverige, Norge, Tyskland, Belgien och Luxemburg. Med över 100 anläggningar under sitt koncernparaply är Bilia idag en av Europas största bilkedjor.
Marcus Wettring arbetar som redovisningsekonom på Bilia och har gjort det i över 6 år. Han vet hur tidskrävande det kan vara med manuell avstämning.
Tidigare var kassaavstämningen på Bilia väldigt omfattande och tidskrävande. Det sköttes då med papper och penna. Marcus förklarar att ekonomiavdelningen på Bilia fick ut kassaunderlag när butiker stängde en kassa för dagen. Innan underlaget skickades till ekonomiavdelningen gick de igenom utdragen och gjorde en manuell markering om det var något obetalt under dagen som de slagit ut som en faktura eller nota. Då var det vår uppgift att hålla koll på detta och sedan återkoppla till dom och se till att det löst sig, säger Marcus. Detta var väldigt ineffektivt. Vi satt väldigt många personer och la ner mycket tid på det här just för att det var i pappersform. Utöver det tidskrävande arbetet med kassaavstämningarna har vi även haft problem när vi läst in detta i vårt ekonomisystem. Problemet har varit att vi endast fått in det på klumpnivå, i stället för på radnivå, vilket gjorde att det inte gick att stämma av på den detaljnivån som vi ville. Vi hade all grunddata på detaljnivå i olika format så som PDF filer och textfilformat, men inget system som kunde hjälpa oss att få in det i vårt ekonomisystem, och matcha ihop det på ett smidigt sätt.
Vi såg en möjlighet, att med hjälp av Pricka, effektivisera hela kassaavstämningen.
-Marcus Wettring, redovisningsekonom på Bilia AB
Det är där Pricka kommer in. De har gjort att vi nu kan slopa allt pappersarbete i vår kassaavstämning, och i stället mata in filerna direkt i Pricka. Prickas styrka, är det som gjorde att vi kunde få in allt underlag på radnivå i stället för klumpnivå, de kan nämligen läsa in filer från flera olika program. Vi har som sagt haft underlag för att få det på radnivå, men de har legat i bakgrunden i PDF form och andra underlag i textfilformat som vi inte har kunnat arbeta med på ett effektivt sätt. Nu med Pricka kan vi läsa in både textfiler och även PDF filer (via konvertering till XML filer) och på så sätt kan vi matcha detta mot varandra. Nu kan vi stämma av på den detaljnivån vi vill och vi behöver bara arbeta med det som diffar och ligger öppet.
Detta fall med kassaavstämningen är de fall som jag har varit inblandad i där resultatet har blivit mest effektivt. Från att vi satt fem personer i olika regioner och gjorde det här, plus alla ute i verksamheten, till att det är två som sitter och arbetar effektivt med detta i Prickas system. Från början jobbade vi med allt, för vi var tvungna att pricka av även det som stämde. Nu jobbar vi bara med det som inte stämmer. Det är så man vill jobba, det är mest effektivt avslutar Marcus Wettring.
