Det är dags för månadsbokslut. Alla balanskonton ska stämmas av och dokumenteras, men en person i teamet är sjuk.
Någon annan kan förstås ta över.
Frågan är bara: Hur gör man?
Vilket underlag brukar användas? Var finns det? Vad behöver kontrolleras? Finns det något särskilt att tänka på den här månaden? Och hur gjordes avstämningen förra perioden?
I många ekonomiteam finns fortfarande delar av bokslutsprocessen som sitter mer i huvudet på en person än i själva processen.
Det fungerar bra.
Ända tills personen inte är där.
När kunskap blir personberoende
Personberoende uppstår sällan för att någon har bestämt att arbetssättet ska vara så.
Det växer ofta fram över tid.
En person har stämt av samma konto månad efter månad och vet exakt vad som ska göras. En annan känner till vilka underlag som behövs för en viss bokslutsaktivitet. En tredje vet varför ett moment alltid måste hanteras på ett särskilt sätt.
Så länge alla är på plats fungerar processen.
Men när någon blir sjuk, tar semester eller byter roll blir det plötsligt tydligt hur mycket kunskap som aldrig dokumenterats.
Då riskerar teamet att behöva lägga tid på att leta efter underlag, tolka gamla filer eller fråga kollegor hur ett moment brukar genomföras.
Mitt under bokslutet.
En bokslutsprocess ska tåla frånvaro
Ett välfungerande månadsbokslut handlar därför inte bara om att aktiviteter blir utförda.
Processen behöver också göra det möjligt för fler än en person att förstå vad som ska göras, hur det ska göras och när det ska göras.
Det betyder inte att alla i ekonomiteamet måste kunna allt.
Men den kunskap som behövs för att genomföra bokslutet bör inte enbart finnas hos den person som normalt ansvarar för uppgiften.
Instruktioner, ansvar, underlag, kommentarer och historik behöver vara en del av processen.
Då blir det betydligt enklare för en kollega att ta över när det behövs.
Från personberoende till gemensam process
Det är en av anledningarna till att Pricka är byggt för att samla bokslutsarbetet på ett ställe.
I Pricka kan teamet samla ansvar, instruktioner, underlag och tidigare bokslutsarbete i en gemensam process. Det finns dessutom stöd för frånvarohantering, så att arbetet kan fortsätta även när den person som normalt ansvarar för en aktivitet inte är tillgänglig.
Det ger teamet bättre förutsättningar att förstå både vad som ska göras och sammanhanget kring uppgiften.
Poängen är inte att människor ska vara utbytbara.
Tvärtom är erfarenheten och kompetensen hos varje medarbetare viktig.
Poängen är att kunskapen om månadsbokslutet inte ska försvinna bara för att någon är ledig, sjuk eller byter roll.
Ett bra bokslut ska vara ett lagarbete – inte ett personberoende.