Med allt större krav på snabb rapportering så blir ofta tidspressen en utmaning för många ekonomiavdelningar när det kommer till månadsbokslut. Många och komplexa transaktioner, flera juridiska enheter och olika system och datakällor gör inte processen lättare. Många ekonomifunktioner funderar på hur man kan arbeta mer effektivt och säkerhetsställa korrekta siffror i sin rapportering. Nedan har vi samlat de främsta fördelarna med en digitaliserad och automatiserad månadsboksslutsprocess.
- Ökad effektivitet och tidsbesparing
Med en digitaliserad process och systemstöd för ert månadsbokslut kan ni arbeta mer effektivt och spara tid. Genom att automatisera flera processer, t.ex. transaktionsmatchning, avstämningar och rapportgenerering så undviker ni manuellt arbete vilket leder till ökad effektivitet och snabbare processer. Systemet hjälper er att automatisera det som kan automatiseras så att ni kan lägga er tid på mer värdeskapande uppgifter.
- Minska risken för mänskliga fel
Använder ni ett digitalt system för er bokslutsprocess så minskar risken för mänskliga fel. Systemen kan till exempel automatiskt matcha transaktioner, identifiera avvikelser och varna för potentiella felaktigheter.
- Överblick och spårbarhet
Genom att arbeta digitaliserat så kommer ni att få en bättre överblick över hur ni ligger till, vad som är gjort, och vad som är kvar att göra. Genom att sätta upp olika prioriteringsordningar så kan ni arbeta mer systematiskt. Det är dessutom väldigt enkelt att se vem som gjort vad, när och hur vid t.ex. en medarbetares frånvaro.
- Samarbete och kommunikation
Även om man kan komma ganska långt med traditionella kalkyl-ark och olika kommunikationskanaler så blir funktionerna kring samarbete och kommunikation svårslagna i ett anpassat verktyg byggt för månadsbokslut. Att på förhand ha definierat vem som ska göra vad utan risk för krockar eller missförstånd är en självklarhet när du arbetar med ett system. Att kunna lämna kommentarer, dokument, påminnelser och instruktioner direkt kopplat till uppgiften gör det lättare att samarbeta och rapportera.
- Standardiserat och digitalt bokslutsbibliotek
När ni är klara med ert bokslut så är det viktigt att allt finns dokumenterat och sparat på ett enkelt och sökbart sätt. Genom att arbeta i ett digitalt system så kommer systemet automatiskt att dokumentera den stängda perioden inklusive alla avstämningar och underlagsbilagor. Detta underlättar både för er internt och för leverans till revisorerna.
- Kostnadsbesparingar på sikt
Även om ett ett införande av system innebär en investering så kan ni på relativt kort sikt bli mer kostnadseffektiva. Genom att minska manuell handpåläggning, färre repetitiva uppgifter och minskad risk för fel kommer ni kunna spara både tid och pengar. Att era medarbetare på redovisning dessutom känner sig mindre stressade kan vara ovärderligt.
