För många ekonomiavdelningar så är månaderna runt årsskiftet kanske den mest hektiska tiden på året. Blandat med julfirande så ska det också spikas budgetar, prognoser och inte minst ett årsbokslut. Här kommer 5 steg för ett mer effektivt bokslut!
1. Förberedelse och struktur
Ett väl förberett årsbokslut blir förmodligen ett mer lyckat årsbokslut! Börja att planera och förbereda det ni kan så tidigt som möjligt för att slippa sista-minuten-stressen, gärna med en detaljerad tidsplan. Troligtvis så involverar den här processen många kollegor där kommunikation och gott samarbete blir en viktig faktor. Tydliggör fördelningen över arbetet och vilka deadlines ni har att förhålla er till. Se till att ni är uppdaterade på eventuella nya lagar, regler och standarder som kan påverka er bokslutsprocess.
2. Skjut inte upp saker under året
Det är lätt hänt att tänka: ”Vi vet, det där fixar vi sen”. Men genom att löpande kontrollera och rätta till felaktigheter under året så underlättar ni avsevärt årsbokslutet. Har ni en tydlig och strukturerad process för era löpande avstämningar och månadsbokslut så blir det betydligt mindre oönskade överraskningar vid årsbokslutet.
3. Ordning och reda
Att ha ordning och reda på underlag och dokumentation kommer att spara massor av tid både för er själva och för revisorerna. Se till att ha digitala bibliotek där ni sorterar underlag och bilagor efter typ och datum. Med digitala system för månadsbokslut får ni bättre spårbarhet i vem som gjort vad, när och hur.
4. Rätt systemstöd
Ett pålitligt affärssystem är såklart en väldigt viktig grund. Ett affärssystem som är anpassat för er typ av verksamhet och där systemet kan stötta era processer utan flaskhalsar eller för mycket manuell handpåläggning. Förutom ert huvudsakliga ERP-system så finns det idag många smarta stödsystem som kan hjälpa till att både spara tid och kvalitetssäkra ert löpande arbete.
5. Automatisera och digitalisera
För att underlätta dagens, ofta väldigt hårda och tidspressade, krav på rapportering så behöver vi automatisera och digitalisera mycket av vårt arbete. Förutom att slippa tråkiga repetitiva arbetsuppgifter så kan vi också frigöra tid för att arbeta mer proaktivt och minska stress.
